Surat biasanya di buat oleh sekretaris yang ahli tengtang administrasi. Seorang sekretaris harus mengusai teknik pembuatan surat, struktur yang benar dalam surat karena jantung organisasi ada pada sekretaris. berikut adalah struktur pembuatan surat yang benar :
1. Kop Surat
kop surat adalah identitas instansi atau organisasi. biasanya di kop diletakkan logo dan nama instansi bersangkutan dengan penulisan huruf qapital menggonakan rata tengah. di bawa nama instansi terdapat alamat instansi yang sesuai, bisa menggunakan no.tlp instansi, email dan lain.
2. Nomor Surat
Nomor surat harus ada menandakan jumlah surat yang telah terkirim keorganisasi. setiap instansi memiliki cara penulisan nomor surat tersendiri misalnya Nomor : 091/A/P.HUT/OSIS/X/2015. Artinya angka 091 adalah jumlah surat yang telah terkirim. A adalah kode yang menandakan bahwa surat dari dalam lingkup organisasi atau instansi jika menggunakan kode B maka surat yang dikirim ke luar istansi seperti diluar sekolah. P.HUT adalah kepanjangan dari panitua hari ulang tahun .... yang artinya surat tersebut dikirim oleh panitia pelaksana HUT. OSIS adalah identitas instansi. X adalah bulan dikirimnya yaitu bulan 10 yang harus ditulis angka romai dan 2015 adalah tahun pembuatan surat tersebut.
3. Perihal/Hal
Hal / Perihal merupakan tujuan pembuatan surat, apakah surat yeng dikirim merupakan undangan atau permohonan. Setiap instansi terlebih dahulu akan melihat perihal surat. untuk penulisan perihal hanya diawal kalimat yang menggunakan huruf qapital setelah itu semuanya menggunakan huruf kecil. perihal tidak perlu digaris baahi atau di tebalkan.
4. Lampiran
lampiran biasanya di gunakan jika dalam surat disisipkan surat rekomendasi atau hal penting lainnya. Biasanya jika yang disisipkan satu lembar maka di tulis satu lembar, jika satu jilid di tulis satu jilid dan jika satu berkas ditulis satu berkas. jika tidak ada lampiran maka di tulis tidak ada atau menggunakan tanda - atau tidak di tulis lampirannya.
5. Tanggal Surat
Tanggal surat yang ditulis pada saat pembuatan surat, tidak perlu menggunakan nama daerah didepannya karena telah ada pada kop surat. seperti Maros, 14 Maret 2014.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah ucapan syukur. atau boleh menggunakan salam pembuka yang umumnya misalkan Dengan Hormat
7. Isi
Adalah tujuan pengeriman surat, sesuai dengan perihal surat yang biasanya menuliskan hari, waktu, tanggal, dan tempat. dalam penulisan Hari, tanggal, waktu dan tempat tidak diwajibkan menuliskan kata menggunakan huruf qapital diaal kata, harus menggunakan huruf kecil tanpa spasi atau tab pada kertas.
8. Salam Penutup
berisikan ucapan terima kasih kepada instansi yang dikirimi dan permohonan maaf.
9. Tanda Tangan, Stempel, Dan Tembusan
Hal ini adalah paling utama apalagi tanda tangan dan stempel. Sah atau tidaknya suatu surat yang dikirim disini. Surat akan diakui sah jika dalam pengiriman surat terdapat tanda tanga dan stempel dari instansi atau organisasi. sedangkan untuk tembusan adalah surat yang dikirim dalam hal tertentu seperti Permohonan peserta lomba. Harus menggunakan tembusan dari dinas pendidikan.
10. Amplop
Surat yangdikirim keinstansi / organisasi lain harus menggunakan amplop yang di print dan memakai kop instansi dan diketik instansi yang akan di tujui.
Semoga bermanfaat !!!
0 komentar